Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 2018/1050
Päivämäärä 3.6.2026

Rekisterin nimi
Rimbert – Ohjelma- ja avustushakujen hakijarekisteri

Rekisterinpitäjä
Turku 2029 -säätiö, y-tunnus 2934847-3
PL 355
20101 Turku

Henkilötietojen käsittelijä

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. (2379356-8)
Yrjönkatu 27
00100 Helsinki

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. käyttää seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä:

• Amazon Web Services, sähköpostien lähettäminen hakujärjestelmään rekisteröityneille käyttäjille
• IN GROUPE Trust Services ApS, henkilöiden tunnistautuminen myönnettyjen apurahojen ja stipendien maksatuspyynnön yhteydessä
• Hetzner Online GmbH, kaiken rekisterissä olevan tiedon säilyttäminen Hetznerin servereillä

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Maija Wilska
Tietosuojavastaava
maija.wilska@turku.fi
Puh. 044 7531 052

Rekisterin tarkoitus (oikeutettu etu)
Tietojen käsittely rekisterissä perustuu oikeutettuun etuun. Henkilötietoja käsitellään Turku 2029 -säätiön toteuttaman ohjelma- ja avustushaun tavoitteiden toteuttamiseksi. Tietoja, joiden käsittely sisältää erityisiä riskejä, kuten henkilötunnus tai pankkitilinnumero, käsitellään niin rajatussa määrin kuin mahdollista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Ohjelma- ja avustushakijoita koskeva rekisteri:

• Turku 2029 -säätiölle osoitettujen ohjelma- ja avustushakemusten käsittely

Ohjelmaan hyväksyttyjen ja avustusta saavia koskeva rekisteri:

• Avustusten maksaminen, ohjelmaan hyväksyttyjen ja avustusta saaneiden tahojen seuranta sekä tarvittavien ilmoitusten tekeminen viranomaisille myönnetyistä avustuksista.

Hakuprosessin yhteydessä hakijan antamaa palautetta koskeva rekisteri:

• Hakujärjestelmän käyttäjäystävällisyyden ja toimintojen kehittäminen
• Rekisterillä ei ole vaikutusta hakijan jättämien hakemusten käsittelyyn.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä säilytetään hakijasta tai hakijan yhteyshenkilöstä ensisijaisesti tietoja, jotka hakija on antanut.

Pakolliset henkilötiedot hakemuksen jättämiseksi:

• tiedot, joilla hakija tunnistetaan (esim. nimi, osoite, puhelin, sähköpostiosoite, henkilötunnus/y-tunnus)

Hakijan itsestään antamat tiedot hakemuksessa.[IS1.1]

Jos hakijalle myönnetään avustus, sähköiseen rekisteriin tallennetaan lisäksi esimerkiksi seuraavat tiedot hakijasta:

• tilinumero
• tiedot avustuksen maksatuspyyntöön ja maksutapahtumiin liittyen
• tiedot päätöksen ajankohdasta
• tiedot mahdollisista muutoksista avustukseen tai sen palautumiseen liittyen
• tiedot sähköisestä tunnistautumisesta maksatuspyynnön yhteydessä
• ohjelmahankkeen ja avustuksen saajan selvitys hankkeen toteutumisesta tai avustuksen käytöstä.

Tietojen säilyttämisaika
Turku 2029 -säätiö säilyttää hakemuksia ja kerättyjä tietoja 30.6.2030 asti. Tämän jälkeen hakua koskeva aineisto luovutetaan Turun kaupunginarkistoon. (Kielteisen päätöksen saaneita hakemuksia ja niitä koskevia tietoja ei luovuteta, niistä voidaan luovuttaa vain tilastollisia tietoja). Hakemusaineistolla on sekä myönteisten että kielteisten päätösten osalta suurta kulttuurihistoriallista arvoa juhlavuoden tutkimisen kannalta tulevaisuudessa ja aineisto antaa Turku 2029 -säätiölle myös mahdollisuuden arvioida vastaavan ohjelmakokonaisuuden sekä siihen kohdennettujen avustusten vaikuttavuutta.

Tietojen luovutus

• Hakemuksia käsittelevät Turku 2029 -säätiön henkilöstö, luottamushenkilöt sekä ulkopuoliset asiantuntijat.
• Kaikilla henkilöillä, joilla on pääsy tietoihin, on salassapitovelvollisuus.
• Hakemuksia arvioivilla henkilöillä on rajattu pääsy vain siihen aineiston osaan, jonka he tarvitsevat voidakseen toteuttaa työtehtävänsä. Oikeus päästä tietoihin on rajattu ajallisesti siten, että henkilöt eivät pääse tietoihin enää tehtävänsä päättymisen jälkeen.
• Oikeus nähdä ja päivittää henkilötietoja on rajattu sekä henkilöiden osalta että ajallisesti rekisterinpitäjän sisäisten, keskitetysti hallinnoitujen oikeuksien kautta.
• Ohjelmaan valittujen ja avustusta saavien osalta tietoja voidaan luovuttaa sovituilta osin (kielteisiä päätöksiä ei julkaista, eikä niistä luovuteta kuin tilastollisia tietoja):
       - julkaisuihin
       - verkkosivuille
       - sosiaaliseen mediaan
• Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa muille rahastoille ja säätiöille tiedonvaihdon edistämiseksi. Tällainen luovutus ei kuitenkaan koskaan koske henkilötietoja.

Tietojen luovuttaminen Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

• Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisille maille.

Ohjelmaan valittujen ja avustusta saavien julkaisemista koskevat periaatteet

Rekisterinpitäjä julkaisee seuraavat tiedot kaikista ohjelmaan valituista ja avustusta saavista yhteisöistä:

• nimi
• ohjelmaan hyväksytyn tai avustusta saavan hankkeen nimi, lyhyt kuvaus hankkeesta
• kotipaikkakunta
• mahdollisen avustuksen suuruus
• päätöspäivämäärä
• toiminta-alue

Päätös tietojen julkaisemisesta perustuu tavoitteeseen ylläpitää julkista luottamusta ohjelma- ja avustusjärjestelmään sekä välttyä päällekkäisyyksiltä koskien avustusten myöntämistä erityisiin tarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä suojaa hakijoiden, asiantuntijoiden ja suosittelijoiden oikeutta yksityisyyteen eikä näin ollen luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja.

Rekisterisuojan periaatteet

• Hakemusten ja tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, että hakijoiden yksityiselämää ei tarpeettomasti loukata. Aineistoa käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävä vaatii sitä. Käsittelyyn osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
• Rimbert on apuraha- ja stipendihakemusten käsittelyjärjestelmä, jota ylläpitää ja jonka oikeudet omistaa Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. Turku 2029 -säätiöllä on sopimukseen perustuva oikeus käyttää ohjelmaa. Ohjelman käyttöoikeus ei kata oikeutta ohjelman koodiin eikä myöskään oikeutta luovuttaa kolmannelle osapuolelle ohjelman käyttöoikeutta. Käyttöoikeus ei myöskään sisällä oikeutta tehdä muutoksia ohjelmaan.
• Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. suojaa hakemukset, tiedot ja hakemusten liitteet ulkopuolisilta.
• Hakijan yhteys apuraha- ja stipendihakemusten käsittelyjärjestelmän verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella, josta Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. vastaa.
• Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. on tehnyt sopimuksen Hetzner Online GmbH kanssa, joka vastaa palvelusta. Rekisteriä säilytetään Hetzner Finland Oy pilvipalvelussa. Sekä Hetzner Online GmbH että Hetzner Finland Oy ovat ISO27001-sertifioituja, mikä todistaa, että he ovat luoneet ja ottaneet käyttöön asianmukaisen tietoturvan hallintajärjestelmän (ISMS). Hallinnollisella salasanalla suojattu pääsy rekisteriin on vain Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. nimetyillä henkilöillä.

Automaattinen käsittely
Emme hyödynnä automatisoituja päätöksentekoprosesseja.

Oikeus omien tietojen tarkistamiseen

• Jokaisella on oikeus tarkistaa, onko heistä tietoja Turku 2029 -säätiön rekisterissä.
• Jokaisella on oikeus tarkistaa omat tietonsa rekisterissä.
• Pyyntö saada tiedot tulee tehdä kirjallisesti ja sen tulee olla tietoja pyytävän henkilön allekirjoittama. Hakujärjestelmän käyttäjä voi myös kirjautua sisään käyttäjätililleen ja ladata itse kaiken tiedon, joka tilin yhteyteen on tallennettu (”Henkilötiedot” kohdassa).
• Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää pyynnön jättänyttä henkilöä todistamaan henkilöllisyytensä.
• Rekisterinpitäjä suojaa hakijoiden, asiantuntijoiden ja suosittelijoiden yksityisyyttä eikä näin ollen luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja.
• Pyyntöön vastataan kuukauden sisällä sen esittämisestä.
• Pyyntö tulee lähettää osoitteeseen:
       Turku 2029 -säätiö
       Tietosuojavastaava Maija Wilska
       PL 355
       20101 Turku

Oikeus tietojen oikaisemiseen

• virheellinen tieto rekisterissä on oikaistava rekisteröidyn yksilöityyn pyyntöön perustuen
• pyyntö tulee lähettää osoitteeseen 800@turku.fi

Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä hakemuksen yhteydessä, mutta tällöin hakemuksen käsittely keskeytetään.

Oikeus vaatia tietojen poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen poistamista, jos:

• hän vastustaa käsittelyä eikä tietojen käsittelyyn ole oikeutettua tai oikeudellista perustetta jatkossa
• tietojen käsittely on lainvastaista.

Lainsäädännöllisesti Turku 2029 -säätiö on monessa tapauksessa velvollinen säilyttämään henkilötietoja esimerkiksi lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien vaateiden hoitamiseksi.

Oikeus tietojen siirtämiseen
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely on EU:n tietosuoja-asetuksen vastaista.